Guinée : Catholic Relief Servce recrute (plusieurs postes)
- Maintenir stock de fournitures et pièces de rechange pour le parc automobile. S’assurer que le stock pièces de rechange et les outils sont tenus à jour.
- Maintenir à jour un système de remplacement des véhicules; conseiller à temps opportun sur les nécessité de remplacement / l’achat de véhicules; conseiller sur les spécifications pour les achats de véhicules en ligne avec les besoins du programme et normes d’approvisionnement de l’Agence.
- Surveiller et veiller au respect strict du programme d’entretien et de réparation des véhicules.
- Évaluer régulièrement les fournisseurs (Garages et équipement de pièces de rechange /fournisseurs de carburant, organismes d’assurance, etc.) et maintenir une liste actualisée de fournisseurs.
- Suivre les rapports d’accidents des véhicules et les dossiers de réclamation auprès des assureurs. Remplir le formulaire (Incident report) et le soumettre au Responsable de l’Administration.
- Suivre les assurances la validité des assurances des véhicules de manière à les renouveler à temps.
- Veiller à la sécurité du parc automobile en collaboration avec tout le personnel de CRS de manière à assurer la sécurité des véhicules de CRS 24 heures par jour, 7 jours par semaine.
- Coordonner les demandes de véhicules pour les courses urbaines et les missions à l’intérieur du pays / Faire des recommandations de location de véhicules si nécessaire.
- Mettre à jour toute la documentation requise (carte grise, vignette, assurance, le dédouanement, etc.). Gérer tous les dossiers des véhicules et assurer qu’ils sont complets et à jour.
- Veiller à ce que les fiches de bord soient remplies correctement et que toutes données soient saisies à temps dans le VMS.
- Superviser le recrutement, la formation et le développement d’un pool de 6 chauffeurs qui peuvent efficacement exécuter leurs rôles.
- Veiller à ce que les descriptions des tâches des chauffeurs soient à jour et que les responsabilités et les attentes de la direction leur soient clairement communiquées.
- Tenir au moment indiqué les séances de coaching et d’évaluation de la performance en fournissant le coaching et le soutien nécessaire.
- Veiller scrupuleusement à la gestion de la performance de CRS à temps afin de créer une culture de haute performance et d’un environnement de travail positif. Traiter efficacement les problèmes de performance.
- Autoriser tous les documents administratifs liés à la gestion du personnel, tels que les feuilles de temps, TEV, demandes de congés, etc.
- Titre du Poste : Procurement Manager Département: Opérations Location: Conakry Superviseur : Chef des Operations Supervise: 1 employé
- Diplôme d’Administration des affaires/ License (BA/ BS Degree)/Droit/Economie.
- Au moins 5 ans d’expériencedans le domaine des achats en tant que Procurement Manager.
- Expérience dans le domaine des projets de développement souhaitable avec les bailleurs de fonds (Fonds Mondial, USAID, OFDA,…) et constituerait un atout
- Aptitude confirmée à communiquer clairement et de façon concise en anglais écrit et parlé.
- Aptitude avérée à rédiger des rapports.
- Assurer la coordination de toutes les tâches administratives. Veiller à assurer des prestations de services efficaces tant au niveau de la qualité que du coût.
- Orienter et superviser une équipe de quatre (04) personnes afin de répondre à temps a tous les besoins administratifs de CRS Guinée.
- S’assurer que l’administration apporte le soutien nécessaire à temps aux Programmes et aux Opérations pour effectuer les missions assignées.
- Veiller à ce que les pièces justificatives pour les demandes de paiement répondent à toutes les exigences et est en conformité avec les politiques de CRS, les règlements des bailleurs et des lois locales.
- Etablir et mettre en œuvre un système d’archivage efficace pour les tous les fichiers administratifs du programme
- Développer et superviser la mise en œuvre d’un modèle de services de soutien de manière à promouvoir la proactivité.
- Assurer une bonne relation professionnelle avec les partenaires extérieurs (Gouvernement, Bailleurs, ONG…. etc.) afin de faciliter la livraison à temps et de qualité des services administratifs.
- Maintenir la communication avec les autres ONG pour rester informer des pratiques locales au niveau administratif.
- Assurer la liaison avec le cabinet conseil et consulter les avocats du cabinet sur toutes les questions administratives qui en nécessitent le besoin.
- Maintenir la liste d’inventaire des équipements avec des pièces justificatives appropriées, en conformité avec les politiques de CRS.
- Assurer la production en temps des rapports d’inventaire trimestriels. Gérer l’inventaire physique annuel de tous les produits dans toutes les CRS et les bureaux des partenaires.
- Veiller à ce que l’actif des formulaires de notification est soumis à temps. Superviser la création / amélioration et l’utilisation correcte des systèmes de suivi des actifs.
- Master en administration des affaires, en administration publique, en Droit.
- Minimum de 4 à 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, de préférence avec une ONG internationale.
- Expérience en gestion d’équipe obligatoire
- Bonne connaissance des meilleures pratiques en matière de gestion de l’administration
- Bonne compétences managériales.
- Bonnes capacités analytiques à porter un jugement et prendre des décisions.
- Orienté vers les résultats et capacité à travailler avec un minimum de supervision.
- Excellentes aptitudes à la communication, les relations interpersonnelles et de négociation
- Aptitude à utiliser des paquets MS Windows et MS Office (Excel, Word, PowerPoint), conférence Web Applications.
- Sert avec intégrité.
- A une attitude professionnelle exemplaire.
- Cultive des relations constructives
- Favorise l’apprentissage
- Assurer la coordination de toutes les tâches administratives. Veiller à assurer des prestations de services efficaces tant au niveau de la qualité que du coût.
- Orienter et superviser une équipe de quatre (04) personnes afin de répondre à temps a tous les besoins administratifs de CRS Guinée.
- S’assurer que l’administration apporte le soutien nécessaire à temps aux Programmes et aux Opérations pour effectuer les missions assignées.
- Veiller à ce que les pièces justificatives pour les demandes de paiement répondent à toutes les exigences et est en conformité avec les politiques de CRS, les règlements des bailleurs et des lois locales.
- Etablir et mettre en œuvre un système d’archivage efficace pour les tous les fichiers administratifs du programme
- Développer et superviser la mise en œuvre d’un modèle de services de soutien de manière à promouvoir la proactivité.
- Assurer une bonne relation professionnelle avec les partenaires extérieurs (Gouvernement, Bailleurs, ONG…. etc.) afin de faciliter la livraison à temps et de qualité des services administratifs.
- Maintenir la communication avec les autres ONG pour rester informer des pratiques locales au niveau administratif.
- Assurer la liaison avec le cabinet conseil et consulter les avocats du cabinet sur toutes les questions administratives qui en nécessitent le besoin.
- Maintenir la liste d’inventaire des équipements avec des pièces justificatives appropriées, en conformité avec les politiques de CRS.
- Assurer la production en temps des rapports d’inventaire trimestriels. Gérer l’inventaire physique annuel de tous les produits dans toutes les CRS et les bureaux des partenaires.
- Veiller à ce que l’actif des formulaires de notification est soumis à temps. Superviser la création / amélioration et l’utilisation correcte des systèmes de suivi des actifs.
- Master en administration des affaires, en administration publique, en Droit.
- Minimum de 4 à 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, de préférence avec une ONG internationale.
- Expérience en gestion d’équipe obligatoire
- Bonne connaissance des meilleures pratiques en matière de gestion de l’administration
- Bonne compétences managériales.
- Bonnes capacités analytiques à porter un jugement et prendre des décisions.
- Orienté vers les résultats et capacité à travailler avec un minimum de supervision.
- Excellentes aptitudes à la communication, les relations interpersonnelles et de négociation
- Aptitude à utiliser des paquets MS Windows et MS Office (Excel, Word, PowerPoint), conférence Web Applications.
- Sert avec intégrité.
- A une attitude professionnelle exemplaire.
- Cultive des relations constructives
- Favorise l’apprentissage